QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA THÔNG THƯỜNG TỪ TRUNG QUỐC VỀ VIỆT NAM

6 BƯỚC CƠ BẢN TRONG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA THÔNG THƯỜNG TỪ TRUNG QUỐC VỀ VIỆT NAM

Để một lô hàng nhập khẩu được tiếp nhận, làm thủ tục, sang tải và đưa về kho nội địa, doanh nghiệp cần chuẩn bị từ trước khi phương tiện khởi hành. Một thông tin chưa thống nhất hoặc một giấy phép chưa hoàn thiện có thể làm chậm toàn bộ kế hoạch.

1️⃣ Tiếp nhận thông tin và kiểm tra điều kiện nhập khẩu

Trước khi xe đến cửa khẩu, doanh nghiệp cần xác định rõ:
▪️ Tên hàng, công dụng, chất liệu và thông số kỹ thuật
▪️ Số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói
▪️ Mã HS dự kiến và chính sách thuế
▪️ Điều kiện giao hàng, thời gian và địa điểm nhận hàng
▪️ Yêu cầu về giấy phép, kiểm dịch hoặc kiểm tra chuyên ngành
Bộ chứng từ cần được rà soát về tính thống nhất giữa hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận xuất xứ và các giấy tờ liên quan.
Đây là bước nền tảng. Nếu tên hàng, số lượng, trị giá hoặc xuất xứ thể hiện không đồng nhất, doanh nghiệp có thể phải giải trình hoặc bổ sung hồ sơ khi khai báo.
2️⃣ Theo dõi phương tiện đến cửa khẩu

Khi xe hàng di chuyển tới cửa khẩu, đơn vị thực hiện cần chủ động:
▪️ Theo dõi lịch trình và thời gian xe dự kiến đến
▪️ Tiếp nhận thông tin phương tiện, lái xe và hàng hóa
▪️ Thực hiện khai báo phương tiện theo quy định
▪️ Chuẩn bị và đăng ký tờ khai hải quan
▪️ Đăng ký kiểm dịch hoặc kiểm tra chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện quản lý
Việc đồng bộ lịch xe với tiến độ hồ sơ giúp hạn chế tình trạng xe đã đến nhưng hàng chưa đủ điều kiện làm thủ tục.
3️⃣ Thực hiện thủ tục hải quan

Sau khi đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ xử lý và phân luồng theo cơ chế quản lý rủi ro.
Tùy kết quả phân luồng và đặc điểm lô hàng, doanh nghiệp có thể phải:
▪️ Kiểm tra, bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ
▪️ Xuất trình chứng từ theo yêu cầu
▪️ Phối hợp kiểm tra thực tế hàng hóa
▪️ Thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp
▪️ Hoàn thiện kết quả kiểm tra chuyên ngành
Hàng hóa chỉ được chuyển sang bước tiếp theo khi đáp ứng các điều kiện theo quy định. Khung thủ tục hiện hành được quy định tại các văn bản về thủ tục, kiểm tra, giám sát hải quan và đã tiếp tục được sửa đổi, bổ sung trong năm 2025–2026.
4️⃣ Tổ chức sang tải và giám sát hàng hóa

Sau khi có phương án xử lý phù hợp, bộ phận vận hành phối hợp:
▪️ Điều tiết phương tiện vào vị trí làm hàng
▪️ Chuẩn bị mặt bằng, nhân lực và thiết bị nâng hạ
▪️ Tổ chức sang tải hoặc sang container
▪️ Kiểm soát số lượng, tình trạng và quy cách hàng hóa
▪️ Cập nhật tiến độ cho khách hàng
Với hàng nặng, hàng cồng kềnh hoặc hàng dự án, phương án xe nâng, cẩu hàng, vị trí tập kết và trình tự bốc dỡ cần được tính toán từ trước.
5️⃣ Hoàn tất bàn giao và giải phóng phương tiện

Khi hàng hóa đã được xử lý, các bên tiến hành:
▪️ Đối chiếu số lượng và tình trạng hàng
▪️ Lập biên bản bàn giao
▪️ Xác nhận trách nhiệm giữa các đầu mối liên quan
▪️ Hoàn tất các khoản phí phát sinh nếu có
▪️ Điều phối xe rời bãi hoặc tiếp tục hành trình về kho, nhà máy
Biên bản bàn giao là căn cứ quan trọng để xác nhận thời điểm, số lượng và tình trạng hàng hóa sau quá trình sang tải.
6️⃣ Hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ

Sau khi kết thúc lô hàng, doanh nghiệp cần tập hợp và lưu trữ:
▪️ Tờ khai và chứng từ hải quan
▪️ Chứng từ thương mại, vận tải
▪️ Giấy phép và kết quả kiểm tra chuyên ngành
▪️ Biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán
▪️ Hồ sơ phát sinh trong quá trình xử lý
Việc lưu hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp thuận tiện khi đối chiếu công nợ, quyết toán thuế, kiểm tra sau thông quan hoặc xử lý tranh chấp.

📌 LƯU Ý
Đây là quy trình khái quát dành cho hàng nhập khẩu thông thường. Thành phần hồ sơ và trình tự thực tế có thể thay đổi tùy theo mặt hàng, mã HS, chính sách quản lý chuyên ngành, cửa khẩu, phương thức vận chuyển và kết quả phân luồng.
Tà Lùng Quang Minh hỗ trợ doanh nghiệp kết nối các khâu từ kiểm tra thông tin lô hàng, phối hợp vận chuyển, thủ tục hải quan đến kho bãi, nâng hạ, sang tải và bàn giao tại cửa khẩu Tà Lùng.
📩 Doanh nghiệp nên gửi hồ sơ trước khi xe khởi hành để được kiểm tra và xây dựng phương án xử lý phù hợp.